Quando converso com donos de petshops, clínicas e até distribuidores do segmento pet, uma dúvida insiste em aparecer: “Devo controlar meu estoque em uma planilha ou investir em um sistema?” Essa escolha parece simples, mas ela define não só o controle dos produtos, como também impacta diretamente a saúde financeira, a margem de lucro e, claro, a tranquilidade do empreendedor no dia a dia. Hoje quero compartilhar o que vejo na prática sobre os dois caminhos e como cada um deles pode afetar de verdade o negócio pet.
Diferentes rotinas, diferentes necessidades
No início, praticamente todo microempresário pet utiliza uma boa e velha planilha, seja no computador ou até mesmo no papel. Eu entendo bem esse começo: é barato, flexível e não exige grandes conhecimentos técnicos. Mas, com o tempo, a demanda cresce, a variedade de produtos aumenta e rapidamente aquela planilha vira um labirinto de números, códigos e anotações que podem não bater com a realidade das prateleiras.
Vantagens da planilha de estoque
- Baixo ou nenhum custo inicial
- Liberdade para adaptar campos e fórmulas às necessidades do negócio
- Facilidade de uso para quem já tem domínio básico de Excel ou Google Sheets
- Nenhuma dependência de internet ou software externo
Ao mesmo tempo, há limitações que surgem rapidamente quando a empresa cresce:
- Erros de digitação e falhas humanas frequentes
- Dificuldade de cruzar dados de estoque com vendas, compras e financeiro
- Falta de alertas e relatórios automáticos, o que impede decisões rápidas
- Risco de perda ou corrupção do arquivo
Sistemas de estoque: quando vale migrar?
No meu dia a dia como contador especializado, vejo que a adoção de um sistema dedicado faz sentido quando a empresa começa a sentir algumas “dores”: falta produtos básicos, perde vendas, não consegue negociar com fornecedores por falta de informações e não sabe quais itens campeões de saída.
O que o sistema traz de diferente?
O que o sistema traz de diferente?- Controle automático de entradas e saídas de produtos, reduzindo erros manuais
- Alertas de estoque mínimo e sugestão de compras
- Relatórios financeiros integrados ao balanço do negócio
- Cadastro com preços, códigos de barras, NCM e CFOP (essencial para compliance fiscal, como expliquei no guia sobre parametrização correta de NCM/CFOP)
- Integração com emissão de notas fiscais, evitando multas por erros tributários
O ponto central é: sistemas reduzem o esforço manual, trazem previsibilidade e permitem decisões melhores baseadas em relatórios confiáveis. Porém, têm custos mensais e exigem uma curva de aprendizado.
Curso online de gestão financeira ou consultoria contábil?
Muitos empreendedores pensam em fazer um curso online sobre gestão financeira ou estoque, principalmente para aprender precificação e controle dos lucros. Eu mesmo já acompanhei empresários que investiram em capacitação e colheram bons frutos, desde que colocaram o conteúdo em prática e mantiveram as planilhas atualizadas.
Os benefícios do curso online:
- Custos mais acessíveis
- Flexibilidade de estudo no próprio ritmo
- Conhecimento teórico sobre finanças, impostos e precificação
No entanto, vejo que a dificuldade aparece quando surgem situações específicas do segmento pet: como classificar produtos corretamente, aproveitar créditos tributários (tema que aprofundei em recuperação de créditos para pet shops) ou montar uma estrutura fiscal correta. Nessas horas, a consultoria personalizada faz diferença.
Nos projetos de consultoria contábil que participo, o dono de pet shop ou clínica recebe:
- Análise detalhada do cenário tributário
- Orientação prática para definir preço de venda já considerando impostos
- Rotinas de conferência de notas, estoque e parametrização fiscal sob medida
- Suporte direto para resolver dúvidas no dia a dia, nada de conteúdo genérico
A diferença entre aprender sozinho e ter alguém ao lado está nos detalhes que evitam prejuízo.
Impacto no controle de ganhos e redução de erros
Quando o estoque está bem gerenciado, automaticamente o controle de ganhos melhora e os riscos fiscais diminuem. Um exemplo que presenciei: ao implementar um sistema e revisar a precificação com assessoria especializada, um pet shop médio conseguiu aumentar o ticket médio em 15% e diminuir em 30% as rupturas de estoque, porque passou a comprar certo e evitar perdas por validade vencida.
Outro ponto: microempresários informais ou em fase de regularização muitas vezes subestimam o impacto de um erro simples, como lançar NCM incorreto, o que pode gerar autuações. Abordei soluções para isso na minha coluna sobre gestão pet e posso afirmar: o apoio de uma contabilidade como a Inside Contabilidade vai muito além do controle de estoque. É proteção fiscal e financeira para o negócio crescer saudável.
Custos, tempo e resultados práticos da escolha
Montar e manter uma planilha é barato, mas exige disciplina diária. Sistemas envolvem custos de implementação, mensalidade e eventual treinamento da equipe, mas otimizam tarefas e minimizam erros. Cursos fornecem base teórica, enquanto a consultoria personalizada entrega aplicação direta na realidade do negócio e suporte para ajustes com o tempo.
Veja como resumiria os cenários:
- Planilha + curso online: baixo custo, bons resultados para quem é organizado e tem tempo para estudar e aplicar sozinho.
- Sistema + consultoria contábil: investimento maior, porém retorno mais consistente, menos falhas e decisões embasadas.
O melhor caminho? Vai depender do estágio atual da sua empresa, perfil de gestão e visão de crescimento. Tudo o que escrevi aqui reflete vivências reais, acompanhando microempreendedores que migraram da planilha para o sistema e, com apoio técnico, deram saltos importantes na lucratividade.
Para se aprofundar na gestão pet, sugiro visitar minha categoria específica de artigos em setor pet e também acompanhar os conteúdos voltados para gestão.
O papel da contabilidade especializada no setor pet
Se você é médico-veterinário, gestor de clínica, loja ou prestador de serviço no mercado pet, já percebeu que as exigências fiscais e regras tributárias são diferentes do comércio tradicional. Empresários que atuam na informalidade ou sem orientação específica para o segmento acabam pagando mais tributos do que deveriam ou até colocando o negócio em risco por erros simples, como falhas no CFOP ou não aproveitamento de deduções permitidas.
Aqui na Inside Contabilidade ajudo diariamente veterinários e pet shops a atuarem com segurança, desde a abertura e regularização do CNPJ até o dia a dia, com conferência de notas, parametrização correta dos produtos, recuperação de créditos, consultoria tributária e suporte humanizado.
Além disso, a Inside oferece sede fiscal gratuita em São Paulo, aplicativo próprio para controle de guias e documentos em tempo real, e abertura de empresa pronta para operar em poucos dias. Esse cuidado especializado significa mais tempo para cuidar dos animais, menos preocupação com erros fiscais e melhores resultados financeiros para quem deseja crescer com segurança.
Conclusão
Controlar o estoque do seu negócio pet vai muito além de escolher entre planilha ou sistema. Essa decisão impacta o financeiro, a rotina e até o futuro da sua empresa. Quem busca segurança, ganho real e tranquilidade, encontra no apoio contábil especializado da Inside Contabilidade um parceiro para crescer com confiança no segmento pet. Entre em contato agora mesmo para conhecer nossas soluções e evolua já a sua gestão!
Perguntas frequentes sobre planilhas e sistemas de estoque no setor pet
O que é melhor: planilha ou sistema?
A escolha depende do tamanho do negócio e da fase em que ele se encontra. Para microempresas em estágio inicial, a planilha pode funcionar, desde que se tenha disciplina e cuidado. Com o crescimento do estoque e aumento dos processos, sistemas oferecem mais segurança, relatórios automáticos e integração com finanças e notas fiscais, trazendo mais controle e economia de tempo.
Como controlar meu estoque pet com planilha?
Monte um arquivo com todos os produtos, categorias, quantidades, entradas e saídas. Atualize rigorosamente a cada venda ou compra e use fórmulas para calcular saldo e avisos de estoque mínimo. Não esqueça de fazer backup do arquivo e revisar periodicamente para evitar divergências.
Vale a pena investir em sistema de estoque?
Quando o volume de produtos aumenta e as falhas começam a impactar vendas e compras, o sistema passa a valer muito a pena. Ele reduz erros, automatiza tarefas repetitivas e fornece informações essenciais para decisões rápidas, poupando tempo do empreendedor e reduzindo perdas.
Quais são os erros comuns no estoque pet?
Erros de digitação, falta de atualização dos lançamentos, não separar produtos por validade, classificar NCM ou CFOP incorretamente nas notas e não controlar as perdas por avarias ou vencimento. Esses erros podem gerar prejuízo financeiro, perda de lucratividade e problemas fiscais.
Como escolher o melhor sistema para pet shop?
Considere principalmente se o sistema se integra com emissão de notas, parametrização de NCM/CFOP, relatórios de vendas e compras, alertas automáticos e suporte em português. Avalie também os custos e a facilidade de uso para toda a equipe. Um sistema que atenda às regras do segmento pet, como orientado pela Inside Contabilidade, é fundamental para manter tudo regularizado e evitar dores de cabeça.
